Cách trộn thư có chứa hình ảnh trong Word – trộn thư trong word 2016

 

Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết tới các bạn cách trộn thư có chứa hình ảnh trong Word – trộn thư trong word 2016 giúp các bạn tạo thẻ học sinh, sinh viên, nhân viên… một cách nhanh chóng và chuẩn xác.

Để có thể trộn thư từ bảng Excel bạn cần chuẩn bị 3 file dữ liệu:

– File mẫu trộn thư với định dạng Word 2003

– File Excel chứa danh sách cần trộn thư

– Thư mục chứa Ảnh để trộn thư

Để có thể trộn thư từ bảng Excel cần chuẩn bị 3 file dữ liệu

Chú ý file dữ liệu từ Excel chứa danh sách hàng tiêu đề phải là hàng đầu tiên trên cùng, do vậy bạn không chèn thêm bất kì nội dung nào bên trên:

File dữ liệu từ Excel chứa danh sách hàng tiêu đề phải là hàng đầu tiên trên cùng

File Word chứa nội dung mẫu thư bạn cần trộn:

File Word chứa nội dung mẫu thư cần trộn

Thư mục chứa hình ảnh, chú ý tên file ảnh phải trùng với tên nhập trong cột Photo trong file Excel:

Thư mục chứa hình ảnh

Ví dụ để tạo mẫu thẻ học sinh thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Sao chép nội dung bảng chứa thông tin học sinh và hình ảnh bằng cách lựa chọn nội dung -> chuột phải chọn Copy:

Sao chép nội dung bảng

Bước 2: Vào thẻ Maillings -> Start Mail Merger -> labels:

Vào thẻ Maillings - Start Mail Merger - labels

Bước 3: Hộp thoại Label Option xuất hiện kích chọn New Label…

Hộp thoại Label Option xuất hiện kích chọn New Label...

Bước 4: Trong hộp thoại Label Detail thực hiện các lựa chọn sau:

Page Size: Chọn khổ giấy A4 dọc (tùy thuộc cách bạn tạo thư để chọn khổ giấy)

Number across: Lựa chọn số cột của nhãn trên 1 trang chọn giá trị 2  (số nhãn thư trên 1 trang xếp theo chiều ngang gồm 2 cột)

Number down: Số hàng của nhãn chọn giá trị 4 (số nhãn thư trên 1 trang xếp theo chiều dọc 4 thư)

Chú ý: Number across =2, number down =4 => Trên 1 trang giấy có 8 thư chia 2 cột trên 1 trang.

Top margin: Chọn lề trên cho nhãn, ở đây chọn 5mm

Side margin: Chọn lề trái cho nhãn ở đây chọn 5mm

Label height: Lựa chọn chiều cao cho nhãn, bạn cần tính toán chiều cao như sau:

+ Khổ giấy A4 có chiều cao 29.7cm, ở mục trên lựa chọn Number down =4 tức 1 trang giấy chứa 4 thư hay 4 nhãn => chiều cao mỗi nhãn =(chiều cao khổ giấy – lề trên – lề dưới):4 =(29.7-0.5-0.5)=6.4cm

Label width: Chiều rộng của nhãn, ở trên chọn 1 trang giấy có 2 cột (number down =2) => chiều rộng nhãn được tính = (chiều rộng khổ giấy – lề trái, lề phải) :2 = (29.7-0.5-0.5):2=9.5cm

– Vertical pitch: Khoảng cách giữa các nhãn theo chiều dọc = chiều cao của nhãn + lề trên + lề dưới = 6.4+0.5+0.5=7.4cm

Horizontal pitch: Khoảng cách giữa các nhãn theo chiều ngang = độ rộng của nhãn + lề trái + lề phải=9.5+0.5+0.5 =10.5cm

Chú ý các giá trị ở trên được tính tùy thuộc cách bạn lựa chọn số nhãn trên 1 trang.

Trong hộp thoại Label Detail thực hiện các lựa chọn

Bước 5: Kích chọn OK -> lựa chọn tên nhãn vừa tạo -> kích chọn OK:

Lựa chọn tên nhãn vừa tạo - kích chọn OK

Bước 6: Sau khi chọn OK hộp thoại thông báo để sử dụng nhãn -> hệ thống xóa dữ liệu trên trang -> kích chọn OK:

Thông báo để sử dụng nhãn, hệ thống xóa dữ liệu trên trang - kích chọn OK

Bước 7: Kết quả đã tạo nhãn theo khung gồm 8 nhãn trên 1 trang chia làm 2 cột:

Kết quả đã tạo nhãn theo khung gồm 8 nhãn trên 1 trang chia làm 2 cột

Bước 8: Kích chuột vào nhãn đầu tiên dán nội dung đã Copy từ bước 1 -> được kết quả:

Kích chuột vào nhãn đầu tiên dán nội dung đã Copy từ bước 1

Bước 9: Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn ảnh của nhãn đầu tiên -> vào thẻ Insert -> Picture:

Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn ảnh của nhãn đầu tiên - vào thẻ Insert - Picture

Bước 10: Lựa chọn đường dẫn tới file ảnh cần chèn tương ứng -> chú ý lựa chọn Link to File không lựa chọn Insert nếu không quá trình trộn thư báo lỗi:

Lựa chọn đường dẫn tới file ảnh cần chèn tương ứng (chú ý lựa chọn Link to File)

Kết quả đã chèn được ảnh vào thẻ:

Kết quả đã chèn được ảnh vào thẻ

Bước 11: Nhấn tổ hợp phím Alt + F9 để mở cửa sổ code cho hình ảnh:

Nhấn tổ hợp phím Alt + F9 để mở cửa sổ code cho hình ảnh

Bước 12: Quay trở lại thư mục chứa hình ảnh -> Copy đường dẫn tới thư mục:

Copy đường dẫn tới thư mục hình ảnh

Bước 13: Thay thế đường dẫn của file ảnh bằng đường dẫn của thư mục vừa sao chép:

Thay thế đường dẫn của file ảnh bằng đường dẫn của thư mục vừa sao chép

Bước 14: Trong thẻ Mailings kích chọn Select Recipients -> Use an Existing list (để lựa chọn file Excel chứa danh sách cần chèn) -> hộp thoại xuất hiện lựa chọn đường dẫn tới file Excel chứa danh sách:

Lựa chọn file Excel chứa danh sách cần chèn

Bước 15: Lựa chọn tên sheet chứa danh sách -> kích chọn OK:

Lựa chọn tên sheet chứa danh sách

Bước 16: Đặt con trỏ chuột tại vị trí chứa tên file của ảnh -> Kích chọn thẻ Maillings -> Insert Merge Field -> lựa chọn trường photo tương ứng tên file ảnh:

Đặt con trỏ chuột tại vị trí chứa tên file của ảnh -> Kích chọn thẻ Maillings -> Insert Merge Field -> lựa chọn trường photo tương ứng tên file ảnh

Kết quả đã chèn trường Photo vào trong ảnh:

Kết quả đã chèn trường Photo vào trong ảnh

Tương tự lựa chọn các trường tương ứng cho tên học viên, ngày sinh…

Bước 16: Nhấn tổ hợp phím Alt + F9 để quay lại chế độ ban đầu -> kích chọn biểu tượng Update labels:

Kích chọn biểu tượng Update labels

Sau khi Update labels tất cả các nhãn được cập nhật:

Sau khi Update labels tất cả các nhãn được cập nhật

Bước 17: Kích chọn Finish & Merge -> Edit Individual Document để kiểm tra quá trình trộn ảnh đã thành công hay chưa:

Kích chọn Finish & Merge - Edit Individual Document để kiểm tra quá trình trộn ảnh

Bước 18:  Kích chọn All để xem trước tất cả các nhãn:

Kích chọn All để xem trước tất cả các nhãn

Kết quả cập nhật tất cả các nhãn:

Kết quả cập nhật tất cả các nhãn

Tuy nhiên riêng trường hình ảnh chưa cập nhật được -> nhấn phím F5 để refresh lại -> được kết quả:

Nhấn phím F5 để cập nhật trường hình ảnh

Nếu như nhấn F5 hình ảnh chưa cập nhật được bạn kiểm tra lại đường dẫn file ảnh, trong quá trình chèn ảnh đã lựa chọn Link to file hay chưa, file chứa mẫu thư đã ở định dạng Word 2003 hay chưa.

Bước 19: Quay lại file .docx copy phần tiêu đề tạo thẻ cho học sinh:

Quay lại file .docx copy phần tiêu đề tạo thẻ cho học sinh

Bước 20: Dán nội dung thẻ đã trộn đầu tiên:

Dán nội dung thẻ đã trộn đầu tiên

Bước 21: Cập nhật Labels cho tất cả các nhãn được kết quả:

Cập nhật Labels cho tất cả các nhãn được kết quả

Như vậy bạn đã trộn thư thành công có chứa hình ảnh, việc còn lại bạn chỉ cấn Save file vừa tạo được vào trong ổ đĩa của mình.

Trong quá trình trộn thư có chứa hình ảnh các bạn cần lưu ý vấn đề sau:

– File chứa mẫu trộn thư phải ở định dạng Word 2003 (.doc)

– Tên file ảnh cần chèn phải trùng và tương ứng thứ tự học sinh trong file Excel

– Ở bước chèn ảnh sau khi lựa chọn xong chọn chế độ Link to file không lựa chọn Insert.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách trộn thư có chứa hình ảnh trong Word 2016. Chúc các bạn thành công!

Xem thêm các bài viết hay khác trong chuyên mục này: https://pkmacbook.com/thu-thuat/

Nguồn tham khảo từ Internet

Xem thêm bài viết thuộc chuyên mục: Thủ Thuật Tại Website Pkmacbook.com
Chat Facebook
Chat Zalo
Hotline: 0899.322.522